Datenschutz

Rollen

Syncanix agiert als Auftragsverarbeiter für die Kundeninhaltsdaten, die durch das Produkt fließen (Chat-Unterhaltungen, Dokumentinhalte, Retrieval-Embeddings, Nutzlasten von Tool-Aufrufen), und als Verantwortlicher für die Kontodaten des Dashboards (E-Mail-Adresse des Operators, Rolle, MFA-Status, Audit-Protokolle der Operator-Aktionen). Diese Aufteilung spiegelt sich im DPA und in der nachstehenden Aufbewahrungstabelle pro Datentyp wider.

Voreinstellungen für Datenschutz durch Technikgestaltung

• EU-Datenresidenz für alles Gespeicherte und für die standardmäßige KI-Inferenz. Die Produktion läuft in der EU (Frankfurt), und alle gespeicherten Kundendaten verbleiben dort, sofern Sie sich nicht ausdrücklich für eine andere Region entscheiden. Auch die standardmäßige KI-Inferenz läuft in der EU — Claude auf Amazon Bedrock — sodass ein normales Gespräch von Anfang bis Ende in der Region verarbeitet wird. Siehe „Kein Training mit Ihren Daten“ unten.
• Kein Training von Foundation-Modellen mit Kundendaten. Wir trainieren KI-Modelle niemals mit Ihren Daten. Die standardmäßige Inferenz läuft über Claude auf Amazon Bedrock in der EU (eu-central-1), unter den AWS-Datenverarbeitungsbedingungen — Ihre Inhalte werden nicht aufbewahrt und nicht zum Training verwendet. Sollten wir jemals auf einen Anbieter außerhalb der EU ausweichen (Anthropic oder OpenAI), schließen deren API-Bedingungen API-Verkehr bereits vom Training aus, und wir finalisieren derzeit Zero-Data-Retention-Vereinbarungen (ZDR) mit beiden. Auch Retrieval-Embeddings und Reranking laufen auf Amazon Bedrock in der EU.
• Voreinstellungen auf Datenminimierung ausgerichtet. Standardaufbewahrung von 30-day für Chat-Inhalte; Opt-in (kein Opt-out) für kundenübergreifende Analysen; standardmäßig Opt-out für A/B-Prompt-Tests auf Kundenbasis.

Aufbewahrung (pro Stufe)

Die Standard-Aufbewahrungsfristen gelten automatisch je Tarif. Kunden können jederzeit eine kürzere Aufbewahrung anfordern (Self-Service-Steuerung im Dashboard ist auf der Roadmap); Enterprise-Kunden können die Aufbewahrung für Legal-Hold- oder regulatorische Pflichten verlängern.

DSGVO-Rechte

Jedes DSGVO-Recht wird durchgängig gewahrt, mit konkreten Umsetzungen pro Article:

• Article 15 (Auskunft). Endnutzer können ihren Unterhaltungsverlauf im Chat-Widget einsehen. Admin-Anfragen zum vollständigen Verlauf eines Nutzers laufen über den dokumentierten DSAR-Eingangsprozess, mit maschinenlesbarem JSON-Export innerhalb des 30-Tage-SLA.
• Article 16 (Berichtigung). Berichtigungsanfragen werden über den dokumentierten DSAR-Eingangsprozess erfüllt, innerhalb derselben Antwortfristen.
• Article 17 (Löschung). Die Löschung entfernt Ihre Konversationsnachrichten, Insights, Datensätze zur Konversations-Eigentümerschaft und Ihr Feedback und wird innerhalb des 30-Tage-SLA abgeschlossen.
• Article 20 (Datenübertragbarkeit). Der Export wird als maschinenlesbares JSON für die Portabilität zu einem anderen Anbieter geliefert; menschenlesbare Kopien sind auf Anfrage erhältlich.
• Article 22 (Automatisierte Entscheidungsfindung). Syncanix hält sich von Grund auf heraus — keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder erheblicher Wirkung. Jeder Tool-Aufruf mit hoher Auswirkung verfügt über einen Human-in-the-Loop-Schalter und Schranken zur verstärkten Authentifizierung (Step-up).
• Article 25 (Datenschutz durch Technikgestaltung). Voreinstellungen: 30 Tage Aufbewahrung, EU-Residenz für alle gespeicherten Daten, kein Training mit Kundendaten.
• Article 32 (Sicherheit). AES-256 im Ruhezustand; TLS 1.3 bei der Übertragung; Zugriff nach dem Least-Privilege-Prinzip; SOC 2 Type I angepeilt für Q3 2026, die Nachweiserhebung beginnt in den ersten Monaten nach dem Launch.
• Article 33 / 34 (Meldung von Verletzungen). Kunden werden innerhalb von 24 hours nach Bestätigung einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten benachrichtigt. Die Pflichten zur Benachrichtigung der Endnutzer verbleiben beim Kunden (Verantwortlicher).

Profile abgemeldeter Besucher

Das Besucher-Lernen ist für einen Arbeitsbereich standardmäßig aktiviert und kann jederzeit abgeschaltet werden. Solange es aktiv ist, erhalten abgemeldete Besucher eine pseudonyme Kennung, damit der Assistent wiederkehrende Besucher dieser Website wiedererkennen kann. Die Kennung ist zufällig, wird für jeden Arbeitsbereich separat erstellt und niemals über die Websites verschiedener Kunden hinweg geteilt oder verknüpft. Es werden weder Name noch E-Mail noch Kontaktdaten erhoben — der Assistent behält nur aus dem Gespräch abgeleitete Präferenzen, wobei Kennungen und persönliche Angaben vor jeder Speicherung entfernt werden.

• Ein Pseudonym, kein Konto. Die Kennung gewährt keinen Zugriff und genehmigt nichts: Freigabe-Abläufe lehnen pseudonyme Besucher strukturell ab, und sie kann niemals zum Anmelden oder Handeln verwendet werden.
• Standard-Aufbewahrung. Besucher-Gespräche und -Profile folgen den normalen Aufbewahrungsfenstern des Arbeitsbereichs — denselben wie für angemeldete Nutzer — und inaktive Profile werden automatisch gelöscht.
• Auf Wunsch löschbar. Besucher können den Website-Betreiber bitten, ihnen anzuzeigen oder zu löschen, was der Assistent über sie behalten hat, und diese Anfragen werden bearbeitet; die Löschung trennt auch ihre früheren Gespräche, sodass daraus nichts erneut gelernt werden kann.
• Wofür es niemals verwendet wird. Keine Werbung, kein Datenverkauf, kein Cross-Site-Tracking und keine Anreicherung durch Dritte. Arbeitsbereiche können die Funktion jederzeit abschalten oder an das Consent-Banner ihrer eigenen Website koppeln.

Umgang mit PII

PII werden als tragende Daten behandelt. Syncanix verarbeitet sie an drei Stellen: Katalogfelder bei der Discovery, die Antworten des Assistenten vor der Auslieferung und Transkripte in der Prüfansicht des Betreibers:

• Auf Feldebene (Katalog). Bei der Discovery kennzeichnet das Anreicherungs-LLM Felder, die wahrscheinlich PII enthalten (email, phone, SSN, credit card, IP). Operatoren bestätigen oder lehnen ab. Der Renderer schwärzt anhand des Scopes pii:read des Betrachters.
• Freitext (Chat-Nachrichten). Chat-Nachrichten werden so gespeichert, wie der Endnutzer sie geschrieben hat — Syncanix schreibt seine Worte nicht stillschweigend um —, verschlüsselt im Ruhezustand und mandantengetrennt. Die Antworten des Assistenten durchlaufen einen Geheimnis-Scan, sodass Zugangsdaten, die er wiedergeben könnte ([api-key], [token]) entfernt werden, bevor sie auf den Bildschirm gelangen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten aus dem Chat herauszuhalten, liegt gemäß DPA in der Verantwortung des Kunden (Verantwortlichen).
• Speicherschicht. Freitext wird verschlüsselt im Ruhezustand (AES-256 / KMS), mandantengetrennt und gemäß dem Aufbewahrungsfenster Ihres Tarifs gelöscht aufbewahrt — er wird vor der Speicherung nicht geschwärzt. Wenn ein Betreiber ein Transkript öffnet, werden erkannte Identifikatoren maskiert ([email], [phone]) und der Zugriff wird im Audit-Log protokolliert.

Was die Kartierung auf einer Seite liest

Die Kartierung läuft in einem Tab, den Sie selbst öffnen, angemeldet als Sie. Sie liest die Struktur Ihrer Seiten – die Formulare, die Felder, die sie verlangen, die Routen und die Links – und klickt die gefundenen Bedienelemente in versiegelten Kopien dieser Seiten an, sodass nichts Ihren Server erreicht. Aufbewahrt wird eine Beschreibung von Formen, nie die Werte, die jemand eingegeben hat.

• Eine Lesung, die sie sehr wohl vornimmt. Um herauszufinden, woher der Wert einer Anfrage stammt, vergleicht sie ihn mit dem, was die Seite ohnehin schon enthält – ein Meta-Tag, ein verstecktes Feld, ein Cookie, ein gespeicherter Eintrag. Der Vergleich findet in Ihrem Browser statt, der Wert wird im selben Schritt verworfen, und aufbewahrt wird der Name der Stelle, aus der er kam. Was nur Ihr Server lesen kann, ist für sie unsichtbar.
• Der Browser-Speicher ist die einzige Ausnahme. Abgesehen von diesem Vergleich liest der Assistent auf Ihrer Website keinerlei Browser-Speicher. Die Ausnahme tritt nur während einer Kartierung ein, die Sie selbst starten, nie in der Sitzung einer Besucherin oder eines Besuchers, und sie berührt nur die Schlüssel, zu denen ein Anfragewert gepasst hat.
• Nie ein Wert, nie ein Modell. Ein erkannter Wert wird nie protokolliert, nie irgendwohin gesendet und erreicht nie ein Modell. Ein Wert, der an zwei Stellen oder an keiner gefunden wird, wird abgelehnt statt erraten.
• Nur an Ihren eigenen Server zurückgespielt. Das Gelernte wird nur bei Aufrufen gleichen Ursprungs an Ihre eigene API eingesetzt, nur innerhalb einer Anfrage, die Syncanix für genau diesen Aufruf signiert hat, und nie an den Host eines anderen Unternehmens.

Datenschutz des Quellcodes

Dieser Abschnitt behandelt den optionalen Quellcode-Scan. Die Erkennung aus den Seiten des Produkts selbst ist der andere Weg: Sie liest die Seitenstruktur — Feldnamen, Beschriftungen, Routen — und nie die Werte, die jemand eingegeben hat. Die kundenseitige Discovery-CLI von Syncanix läuft in der eigenen Umgebung des Kunden. Nur strukturierte Katalog-Metadaten verlassen das Netzwerk des Kunden — Quelldateien werden niemals hochgeladen. Der pro Endpoint an Anthropic gesendete Handler-Text (≤2 KB) wird verarbeitet und verworfen; nach den API-Bedingungen von Anthropic ist dieser Traffic vom Training ausgeschlossen, und eine Zero-Data-Retention-Vereinbarung (ZDR) wird derzeit finalisiert.

Syncanix indexiert Quellcode niemals serverseitig. Discovery ist ereignisgesteuert und zustandslos; der Inhalt des Kunden-Repositorys verbleibt im Repository des Kunden.

BYOK (eigener Schlüssel, bring-your-own-key). Kunden können in jedem Tarif ihre eigenen Anthropic-, OpenAI- oder Bedrock-Schlüssel bereitstellen; der LLM-Anbieter sieht Syncanix niemals als Vermittler. .syncanixignore schließt Pfade standardmäßig von der Discovery aus ( (*.env, secrets/**, fixtures/**, __tests__/**, vendored/**, node_modules/**).

US-Datenschutzgesetze

Das Produkt ist nach einer DSGVO-+-CCPA-Obermenge umgesetzt, die den 19+ geltenden Datenschutzgesetzen auf Bundesstaatenebene entspricht (CA CCPA / CPRA, VA VCDPA, CO CPA, CT CTDPA, UT UCPA, TX TDPSA, FL FDBR, OR OCPA, MT MCDPA, IA ICDPA, TN TIPA, IN ICDPA, DE DPDPA, NH SB 255, NJ SB 332, MN MCDPA, MD MODPA). Syncanix verkauft oder teilt nicht personenbezogene Informationen in dem Sinne, in dem diese Begriffe durch die CCPA / CPRA definiert sind; in Kalifornien ansässige Personen können ihre Rechte auf Widerspruch, Auskunft, Berichtigung oder Löschung per E-Mail an admin@syncanix.com . Die ADMT-Regeln der CPPA (gültig ab 1. Januar 2026) werden durch dieselbe oben beschriebene Artikel-22-Haltung abgedeckt.

MENA und Israel

UAE Federal Decree-Law 45/2021 (PDPL) + DIFC + ADGM; KSA PDPL (vollständige Durchsetzung seit 14 Sep 2024) mit 72-hour-Verletzungsmeldung an die SDAIA und Bestellung eines lokalen Vertreters, wenn Umsatzschwellen ausgelöst werden; Israel Privacy Protection Law + Amendment 13 (gültig ab 15 Aug 2025) mit verpflichtendem Privacy Protection Officer und Bußgeldern von bis zu 5 % des Umsatzes; Egypt Law 151/2020; Qatar Law 13/2016; Bahrain PDPL 30/2018; Oman Royal Decree 6/2022; Jordan PDPL 24/2023. Die Datenresidenz in einer saudischen Region (Riyadh) wird aktiviert, wenn ein zahlender KSA-Kunde dies verlangt.

Mandantenisolation

Mandantengrenzen werden auf jeder Schicht durchgesetzt: anwendungsseitige Eingrenzung bei jeder Abfrage, datenbankseitige Sicherheit auf Zeilenebene als tiefengestaffelte Verteidigung und mandantenbezogene Zugriffseingrenzung auf den LLM- und Speicherpfaden. Nächtliche synthetische Prüfsonden testen die Grenzen — der synthetische Nutzer A in Mandant A fragt die Daten von Nutzer B ab; das erwartete Ergebnis ist eine Ablehnung; jeder Fehlschlag löst einen kritischen Alarm und eine Deploy-Pause aus.

DSAR-Verfahren

Anträge betroffener Personen auf Auskunft (Artikel 15 / 16 / 17 / 20 / 21) werden innerhalb von 24 Stunden bestätigt und innerhalb von 30 Tagen erfüllt, im Einklang mit Artikel 12 der DSGVO. Die unterstützten Antragsarten sind Auskunft, Löschung, Datenübertragbarkeit, Berichtigung und Widerspruch. Für einen Antrag schreiben Sie an admin@syncanix.com und nennen Sie die Antragsart und das betroffene Konto. Wir bestätigen den Eingang und teilen Ihnen mit, was wir zur Überprüfung Ihrer Identität benötigen.

Verwandtes

• Liste der Unterauftragsverarbeiter → — die Stellen, auf die sich Syncanix stützt, mit Zweck und Übermittlungsmechanismus pro Zeile.
• Sicherheitsübersicht → — Verschlüsselung, IAM, Header, Incident Response.
• Compliance-Status → — Status zu SOC 2 / ISO 27001 / EU AI Act / GDPR / CCPA.